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Herramientas de gestión 2026

La creación del back-officede un estudio de creación parisino

Puesta en orden del referencial de gestión, y después cuatro herramientas conectadas a él, alojadas y supervisadas.

Cuadro de mando de dirección: facturación, tesorería, gastos, IVA, margen por proyecto
Cuadro de mando de dirección · interfaz real, datos anonimizados
Oficina de desplazamientos: el tablero del responsable y el rider del viajero en su teléfono
Oficina de desplazamientos y rider del viajero · interfaces reales, datos anonimizados
El contexto

Cuatro o cinco programas que no se hablaban entre sí: gestión de proyectos, contabilidad, archivos compartidos, buzones de correo. Todo pasaba de uno a otro a mano.

El coste no era el tiempo de captura, era el desfase: las cifras del mes llegaban al mes siguiente, el margen de un proyecto se descubría al final.

Cuatro herramientas, desplegadas a lo largo de 2026.

Centralizar antes de automatizar

No añadimos un programa más: designamos un punto de verdad, la herramienta de gestión de proyectos. Lo esencial del trabajo no es espectacular, es documentación — nomenclatura, categorías, refacturable o no, IVA deducible línea a línea. Sin ese referencial, se automatiza el desorden.

Después vive por sí mismo: unos programas cruzan los datos entre sí, señalan las contradicciones, clasifican los documentos y añaden el contexto que falta.

El ecosistema existente
Referencial
Monday.com
Contabilidad
Pennylane
Documentos
Google Workspace
Desplazamientos
Agencia de viajes en línea
Estructuración de los datos · Automatización · Cuadros de mando Estudio de diseño técnico · espectáculo e instalaciones permanentes
Puesta en orden del referencial de gestión, y después cuatro herramientas conectadas a él, alojadas y supervisadas.

Automatizar lo tedioso. Devolver a las personas la hipervisión, la elección y la decisión informada. La herramienta de gestión del estudio se ha convertido en el referencial único de su actividad: la información se introduce una sola vez, y la dirección ve sus cifras el mismo día.

El aporte de Darkvalley
  • El referencial. Nomenclatura, categorías, estados, tiempos dedicados, IVA línea a línea: cada dato tiene un lugar, y solo uno.
  • Los justificantes. Una factura depositada se lee, se controla, se transmite a contabilidad y se asigna al proyecto correcto. Un informe semanal aísla lo que requiere una decisión.
  • Los contratos y los desplazamientos. Una línea de tabla genera el contrato listo para firmar; una solicitud de desplazamiento se valida con un clic, y los documentos vuelven a archivarse en el proyecto.
  • El cuadro de mando. Facturación, tesorería, IVA, margen por proyecto, tiempos dedicados — leídos en el referencial, nunca recalculados aparte.
  • El control que repasa después. Cada trimestre, un control automático retoma las líneas, recalcula y saca las desviaciones. La decisión sigue siendo del estudio; la verificación es sistemática.
Por qué nosotros

Darkvalley concibe experiencias escenografiadas: conocemos estos oficios desde dentro, y el referencial se parece al oficio más que a un programa. Nuestro trabajo no se detiene en el show control — equipar el back-office de una empresa de creación es devolverle las horas robadas a la concepción.

Proyecto realizado bajo acuerdo de confidencialidad. Las capturas muestran las interfaces reales, alimentadas con un conjunto de datos anonimizado.