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ContractableLes contrats prestataires d'un studio de création, sans repartir d'un modèle copié à la main

Un studio de création parisien signe plus de trente contrats de prestation par an. Chacun repartait d'un document copié à la main, où l'on remplaçait des noms, des montants et des dates. Nous avons construit l'outil qui produit ces contrats, et qui refuse de les produire quand il manque quelque chose.

30+contrats par an

13contrôles avant génération

21 / 71valeurs à saisir

539tests automatiques

Fiche du prestataireRemplie par lui, depuis un lien. Il y dépose ses pièces.
Saisie de la production21 valeurs, au lieu de 71.
13 contrôlesLes bloquants arrêtent tout, les autres préviennent.
Copie du modèleLe contenu change, la mise en page reste celle du modèle.
Signature en ligneLien personnel, contresignature, relances automatiques.

Le circuit d'un contrat, de la fiche du prestataire à la signature.

Garder le modèle tel qu'il est

Le modèle existait déjà, et il était bien fait : le logo en tête de chaque page, six tableaux, des lignes réglées pour ne pas se couper d'une page à l'autre. Le studio y tenait. Il avait raison, et c'est devenu notre première règle : ce document, on ne le reconstruit jamais.

Contractable copie le modèle, remplace son contenu, puis laisse Google produire lui-même le PDF. Le gabarit ne passe jamais d'un format à un autre. Pas de police de remplacement, pas de mise en page refaite par un autre moteur, donc rien à vérifier de ce côté : le rendu est celui du modèle par construction. Le contrat reste un document que l'on peut retoucher, et le PDF n'est figé qu'au moment de la validation.

Relire le contrat avant de l'automatiser

Avant d'écrire une ligne de code, nous avons relu le modèle comme on relit un contrat. Automatiser un document qui a un défaut, c'est produire trente documents qui ont ce défaut, chaque année.

La relecture a trouvé des manques fréquents chez un donneur d'ordre qui travaille avec des indépendants. Aucun délai de paiement écrit. Ni pénalités de retard, ni indemnité forfaitaire de recouvrement. Rien sur l'attestation de vigilance URSSAF, pourtant obligatoire dès 5 000 € HT. Et une cession de droits tenue en une seule phrase. Le contrat est passé de huit à treize articles. L'article sur la propriété intellectuelle, nous l'avons rédigé puis transmis au conseil du studio pour validation (nous ne sommes pas avocats, et sur ce point on n'improvise pas).

Le moteur voit ce qu'un humain a vu

Chaque contrat passe treize contrôles avant d'être produit. Certains bloquent : des échéances dont la somme ne retombe pas sur le forfait, un SIRET absent au-delà du seuil, une attestation de vigilance de plus de six mois, une assurance expirée. Les autres préviennent sans bloquer.

Le test qui nous a convaincus est simple. Nous avons redonné au moteur un ancien contrat, avec tous ses manques. Il a relevé exactement les défauts que la relecture avait trouvés à la main, ni plus ni moins.

Les montants sont calculés en centimes et la dernière échéance absorbe l'arrondi : le total tombe juste à chaque fois. Ils s'écrivent aussi en toutes lettres, accords compris.

Écran de saisie de Contractable, avec un contrôle bloquant sur l'échéancier — La saisie d'un contrat. À droite, les contrôles se recalculent à chaque frappe : ici, des échéances qui ne totalisent que 90 % du forfait bloquent la génération. Interface réelle, données fictives.

Saisir moins

La mise en conformité a un prix. Un contrat plus long, environ soixante-dix champs, trois pièces à réclamer. Sans travail sur la saisie, l'équipe serait revenue à son ancien document au bout d'un mois.

Alors le prestataire remplit sa propre fiche, par un lien qu'on lui envoie, et y dépose ses pièces. Ce qui est déjà connu ailleurs est repris, par exemple depuis le bureau des déplacements que nous avons aussi construit pour le studio. Une trentaine d'options ont une bonne valeur par défaut et restent repliées. Les totaux se recalculent pendant la frappe et passent au rouge dès qu'ils divergent. Il reste 21 valeurs à saisir, contre 71 au départ.

Fiche d'un prestataire dans Contractable — La fiche d'un prestataire : ce qu'il a rempli lui-même depuis son lien, ses pièces de contrôle et leurs dates de validité. Interface réelle, données fictives.

Signer sans plateforme payante

Nous avions commencé par comparer sept plateformes de signature électronique. Puis on a posé la question qu'il fallait poser en premier : comment le studio signe-t-il aujourd'hui ? Sur PDF, comme presque tout le monde. Et le temps ne se perdait pas au moment de signer, il se perdait à attendre le retour.

Contractable a donc sa propre signature en ligne, sans abonnement. Sous 25 000 € HT, le prestataire reçoit le PDF et un lien personnel, valable trente jours, et signe depuis son navigateur. L'associé choisi contresigne ensuite par le même chemin. Sans réponse, l'outil relance tout seul. Le PDF signé et son certificat sont rangés automatiquement dans l'espace du studio, et le prestataire reçoit son exemplaire. Un contrat signé à la main reste possible : on dépose le scan sur la fiche du contrat, et il rejoint le même circuit.

Liste de suivi des contrats dans Contractable — Le suivi : chaque contrat, de « à figer » jusqu'à « classé », en passant par l'envoi et la contresignature. Interface réelle, données fictives.

Ce qui est en place

L'outil tourne depuis septembre, hébergé et surveillé par nous. Notre serveur ne garde que des métadonnées (numéro, empreinte, version du modèle) : le contenu des contrats reste dans l'espace Google du studio. Plus de 530 tests automatiques couvrent le moteur.